Alle zu dokumentierenden Seltenheiten werden wie bisher an die Dokumentationsstelle Avifauna Baden-Württemberg (Dr. Jochen Hölzinger) gemeldet!
Generell können Beobachtungen aus Grenzgebieten benachbarter Bundesländer (z. B. Donaumoos, Illertal etc.) auch alle an die AK Baden-Württemberg geschickt werden. Diese sorgt und garantiert für die Weiterleitung an die entsprechenden Gremien (DSK bzw. an die betreffenden Länderkommissionen). Hier bitte keine Doppelmeldungen einreichen.
Die Eingehenden dokumentierten Meldungen durchlaufen chronologisch die einzelnen Mitglieder der Kommission und werden dabei beurteilt. Bei problematischen Fällen kann dabei eine schriftliche (und auch mündliche) Diskussion über die vorhandenen Angaben der jeweiligen Beobachtung durchgeführt werden. Am Ende des Umlaufes werden die Daten anhand der Beurteilung als „ausreichend Dokumentiert“ anerkannt oder als „nicht ausreichend Dokumentiert“ begründet abgelehnt. Bei Unstimmigkeiten erfolgt ein erneuter Umlauf der jeweiligen Meldung, wobei mehr als eine Gegenstimme zur Ablehnung führen. I. d. R. werden die Beobachter über die Beurteilung der Kommission benachrichtigt oder können in der Publikation über seltene Vogelarten in Baden-Württemberg in den Ornithologischen Schnellmitteilungen die Ergebnisse entnehmen. Die schriftliche Benachrichtigung bezügl. der Beurteilung ist derzeit noch nicht flächendeckend umzusetzen, soll aber in Zukunft diesbezüglich stark optimiert werden. Der Stand der Beobachtung kann natürlich auch direkt beim Koordinator der Kommission erfragt werden.

Sollten gewisse Daten für mögliche Publikationen (z. B. Gebietsavifaunen) dringend benötigt oder ältere Meldungen nachgeprüft werden, kann die Kommission diese Meldungen bevorzugt bearbeiten. Diesbezügliche Absprachen können mit dem Koordinator der Kommission getroffen werden.

Die AKBW besteht aktuell aus folgenden Mitgliedern:
Nandi, Gerrit, Ulm
Epple, Tobias, Ulm
Hachenberg, Andreas, Tübingen
Mayer, Johannes, Aichtal-Grötzingen
Schilhansl, Klaus, Nersingen
Weiß, Ingo, Benediktbeuren